Fragt man einen Kabelkonfektionierer nach seinem Engpass, hört man meist von der Fertigung: Crimpkapazität, Fachkräfte in der Montage, eine ausgebuchte Maschine. Fragt man, wie viele Anfragen im letzten Quartal unbeantwortet geblieben sind, wird es still. In vielen Betrieben wird das Wachstum nicht davon begrenzt, wie schnell gebaut werden kann, sondern davon, wie schnell kalkuliert wird.
Der Engpass ist gewandert, die Landkarte nicht
Die Fertigung hat vierzig Jahre daran gearbeitet, besser zu werden: Fertigungssteuerung, Lean, automatisiertes Crimpen, Prüfplätze. Jede dieser Maßnahmen hat den Bau schneller und planbarer gemacht. Die Kalkulation hat von dieser Aufmerksamkeit fast nichts abbekommen. Sie besteht in den meisten Betrieben weiterhin aus einer erfahrenen Person, einer Tabelle und einem Stapel PDF-Dateien.
Wenn sich ein Teil eines Systems vier Jahrzehnte lang verbessert und der angrenzende Teil nicht, wandert der Engpass. Das ist niemandem als Fehlurteil vorzuwerfen; es ist schlicht die Folge davon, dass Investitionen dorthin fließen, wo sich Wirkung leicht messen lässt. Die Maschinenauslastung steht auf einer Auswertung. „Anfragen, zu denen wir nicht gekommen sind“ steht auf keiner — eine nie kalkulierte Anfrage hinterlässt in keinem System eine Spur.
Was eine langsame Kalkulation tatsächlich kostet
Die Kosten sind nicht der Stundensatz der Kalkulation. Es sind drei andere Dinge, alle größer.
Aufträge, die Sie nie zu Gesicht bekommen. Einkäufer schicken dieselben Unterlagen regelmäßig an mehrere Lieferanten. Zu spät zu sein wirkt genauso wie gar nicht zu antworten. Diese Aufträge verlieren Sie nicht am Preis, und Sie erfahren auch nie, woran es lag — Sie waren im Vergleich nicht dabei.
Die Anfragen, die Sie ablehnen. Jeder Betrieb hat eine Vorauswahl: zu klein, zu ungewöhnlich, zu viele Positionen, von einem Kunden, der ohnehin kaum bestellt. Diese Regel existiert allein deshalb, weil Kalkulationskapazität knapp ist. Sie ist eine Zuteilungsentscheidung im Gewand einer Qualifizierung — und sie filtert planmäßig genau jene kleinen Erstaufträge heraus, aus denen Folgegeschäft entsteht.
Marge, die für Tempo abgegeben wird. Unter Zeitdruck tut die Kalkulation das Sichere: aufrunden, einen Puffer aufschlagen, eine Zahl aus einem ähnlichen Auftrag übernehmen. Manchmal kostet das den Auftrag. Manchmal gewinnt man ihn und stellt fest, dass der Puffer in die falsche Richtung zeigte. Beides sind Anzeichen dafür, dass ohne die nötige Zeit bepreist wurde.
Warum das so lange nicht zu lösen war
Nicht aus Mangel an Versuchen. Die Kalkulation hat sich der Automatisierung aus einem konkreten und ehrlichen Grund entzogen: Die Eingangsdaten sind wirklich unstrukturiert. Eine Kabelbaum-Anfrage besteht aus einer Zeichnung nach der Hauskonvention eines Kunden, einer Stückliste in den Spalten, die dessen System eben ausgibt, und einer E-Mail, die im Fließtext drei Änderungen nachreicht. Jede frühere Software-Generation verlangte zuerst strukturierte Daten — womit die Handarbeit lediglich in einen Erfassungsschritt verschoben und das Fortschritt genannt wurde.
Genau diese Bedingung hat sich geändert. Eine mehrdeutige technische Unterlage zu lesen und in strukturierte Positionen zu überführen, kann Software heute leisten — nicht fehlerfrei, nicht ohne Prüfung, aber gut genug, dass ein Mensch mit einem vollständigen Entwurf beginnt statt mit einem leeren Blatt. Die Arbeit verschiebt sich vom Übertragen zum Prüfen, und Prüfen geht sehr viel schneller als Erstellen.
Was sich ändert, wenn Kalkulation nicht mehr knapp ist
Die interessanten Wirkungen sind nicht die naheliegenden. Angebote gehen schneller raus, ja. Wichtiger ist, was danach kommt:
- Die Vorauswahl kann gelockert werden. Wenn ein kleiner oder sperriger Auftrag eine Stunde statt einen Tag kostet, können Sie ihn anbieten. Damit verschiebt sich, welches Geschäft überhaupt verfolgenswert ist.
- Preiswissen wird Betriebsvermögen statt Privatbesitz. Regeln, die in einer Arbeitsmappe steckten, werden ausdrücklich — also überprüfbar, diskutierbar, verbesserbar. Und sie überdauern die Person, die sie aufgestellt hat.
- Verlorene Angebote werden aufschlussreich. Mit einer nachvollziehbaren Kostenaufstellung zeigt ein verlorenes Angebot, welcher Bestandteil nicht wettbewerbsfähig war. Über ein Jahr entsteht daraus eine Rückmeldung zur eigenen Preisbildung, die eine Tabelle nie liefern konnte.
- Die Kalkulation ist kein Terminrisiko mehr. Der Urlaub einer einzelnen Person drosselt nicht länger den gesamten Vertriebsdurchlauf.
Was sich nicht ändert
Nichts davon ersetzt die Kalkulation als Fachaufgabe, und wer etwas anderes verspricht, sollte mit Vorsicht behandelt werden. Zu entscheiden, welchen Steckverbinder der Kunde gemeint hat, ob eine Toleranz hinterfragt werden sollte, welche Marge ein strategischer Kunde trägt — das ist Fachurteil und bleibt bei der Person, die es hat. Was die Automatisierung entfernt, sind die drei Stunden Tipparbeit, die heute zwischen dieser Person und der Entscheidung stehen, für die sie bezahlt wird.
Einen dauerhaften Vorsprung bauen dabei nicht die Betriebe auf, die die meiste Software kaufen, sondern die, die aufhören, die Kalkulation als Verwaltungsaufwand zu behandeln — und anfangen, sie als das zu sehen, was sie nachweislich ist: der Vorgang, der darüber entscheidet, wie viel Arbeit überhaupt ins Haus kommt.
