Kabelbäume in Excel oder im ERP kalkulieren: was es wirklich kostet

Die meisten Kabelkonfektionierer kalkulieren in Excel. Nicht, weil niemand darüber nachgedacht hätte, sondern weil Excel als einziges Werkzeug nie nein sagt: Jede Kundenunterlage, jede Besonderheit, jede Ausnahme passt in eine Zelle. Die Frage ist nicht, ob das funktioniert — es funktioniert. Die Frage ist, was es kostet, sobald die Kalkulation keine gelegentliche Aufgabe mehr ist, sondern darüber entscheidet, wie viele Aufträge Sie überhaupt annehmen können.

Wohin die Stunden tatsächlich gehen

Wer einen Arbeitstag in der Kalkulation minutengenau mitschreibt, findet immer dieselben vier Blöcke, meist in dieser Reihenfolge:

• Die Anfrage lesen. Eine Zeichnung als PDF, eine Stückliste im Format des Kunden, manchmal das Foto eines ausgedruckten Blattes — und eine E-Mail, die alle drei stillschweigend ergänzt. Nichts davon ist einheitlich, nichts davon maschinenlesbar.
• Die Stückliste abtippen. Jede Position von Hand: Leitungstyp, Querschnitt, Länge, Steckverbinder, Kontakt, Dichtung, Tülle. Ein Kabelbaum mit 60 Positionen bietet 60 Gelegenheiten, sich in einer Sachnummer zu vertippen.
• Preise heraussuchen. Händlerportal, Katalog-PDF, eine Bestellung vom Frühjahr oder ein Telefonat. Position für Position.
• Arbeitszeiten schätzen. Crimpen, Abisolieren, Dichtungen setzen, Verdrillen, Wickeln, Prüfen — meist aus Erfahrung statt aus einer Vorgabe, weil das Aufschreiben jedes Arbeitsschritts länger dauert, als das Angebot wert ist.

Nur der letzte dieser vier Blöcke ist Facharbeit. Die anderen drei sind Übertragungsarbeit — und dort verschwinden die Stunden.

Die vier Kosten, die niemand in die Tabelle schreibt

1. Der Kalkulator ist ein Einzelrisiko

In den meisten Betrieben steckt die Rechenlogik in der Arbeitsmappe eines einzelnen Menschen: die Zuschläge, der Verschnitt, die Regel „bei dieser Steckverbinderfamilie rechnen wir immer zehn Prozent drauf“. Aufgeschrieben ist das selten. Ist diese Person im Urlaub, stockt die Kalkulation. Verlässt sie den Betrieb, geht ein Teil des Preiswissens mit.

2. Preise veralten unbemerkt

Ein kopierter Preis sagt nicht dazu, dass er alt ist. Der Kupferpreis bewegt sich, Verfügbarkeiten ändern sich, Mindestabnahmemengen auch — und eine Zahl aus einem Angebot von vor sechs Monaten sieht genauso verbindlich aus wie eine von heute Morgen. Der Fehler zeigt sich erst, wenn Sie den Auftrag zum alten Preis gewonnen haben.

3. Zwei Kalkulatoren, zwei Preise

Geben Sie dieselbe Anfrage zwei Personen mit zwei Arbeitsmappen, erhalten Sie zwei Preise, oft mehrere Prozent auseinander. Keiner davon ist eigentlich falsch — beide haben nur unterschiedliche, jeweils vertretbare Annahmen zu Arbeitszeit, Verschnitt und Marge getroffen. Es bedeutet aber, dass Ihr Angebotspreis auch davon abhängt, wer gerade Zeit hatte. Das ist schwer zu begründen, wenn ein Kunde Sie gegen sich selbst antreten lässt.

4. Warum Sie verloren haben, lässt sich nicht mehr rekonstruieren

Kommt ein Angebot am Preis gescheitert zurück, ist die nützliche Frage, welcher Anteil zu teuer war: Material, Arbeit oder Marge. Eine Tabelle, die viermal überschrieben wurde, kann das nicht beantworten. Ohne nachvollziehbare Kosten je Position bleibt jede Nachbetrachtung Meinung.

Warum das ERP-System es nicht löst

Der naheliegende nächste Schritt ist, im System zu kalkulieren, das ohnehin die Artikel und die Aufträge führt. Es hilft weniger als erwartet, und zwar aus einem grundsätzlichen Grund: Ein ERP-System verwaltet Material, das im Artikelstamm bereits existiert. Die Kalkulation eines kundenspezifischen Kabelbaums ist der umgekehrte Fall. Wenn die Anfrage eintrifft, sind die meisten Teile noch gar nicht angelegt, und die Vorgabe steht in einer Zeichnung, die kein ERP-System lesen kann.

Die Übertragungsarbeit verschwindet also nicht — sie wandert nur. Jemand liest weiterhin die Zeichnung, entscheidet weiterhin, welche Leitung der Kunde meint, legt weiterhin die Artikel an. In allem, was nach dem gewonnenen Auftrag kommt, ist das ERP-System wirklich gut. Für die Auslegung einer mehrdeutigen Kundenunterlage war es nie gedacht.

Was sich wirklich ändern muss

Der Engpass ist nicht das Rechnen. Im Rechnen ist Excel hervorragend. Der Engpass ist der Weg von einer unstrukturierten Kundenunterlage zu einer strukturierten, bepreisten Stückliste — und dieser Schritt muss automatisiert werden, nicht aufgeräumt.

In der Praxis heißt das: vier Dinge passieren, bevor ein Mensch überhaupt hinsieht.

• Zeichnung und Stückliste werden gelesen und in strukturierte Positionen überführt, in welchem Format sie auch ankommen;
• jede Position wird gegen eine Komponentendatenbank abgeglichen, mit aktuellen Händlerpreisen und Verfügbarkeiten;
• die Arbeitsschritte werden aus dem tatsächlichen Aufbau des Kabelbaums abgeleitet und mit Ihren Sätzen bewertet;
• am Ende steht eine Kostenaufstellung Position für Position, die zu jeder Zahl sagt, woher sie stammt.

Entschieden wird weiterhin in der Kalkulation. Neu ist nur, dass sie mit einem vollständigen Entwurf beginnt und ihre Zeit dort einsetzt, wo Urteilsvermögen nötig ist — bei einem mehrdeutigen Steckverbinder, einer kostentreibenden Toleranz, der Margenentscheidung bei einem strategischen Kunden — statt beim Abtippen von Sachnummern.

Gegenüberstellung

Eine Zeile gewinnt Excel klar — und genau sie erklärt, warum es überall im Einsatz ist: Excel weist keine Eingabe zurück. Was es ersetzen will, muss diese Nachgiebigkeit erreichen, sonst bleibt in der Kalkulation zu Recht nebenher eine Tabelle geöffnet.

Die ehrliche Einordnung

Wer im Monat eine Handvoll Kabelbäume kalkuliert und das mit einer Person abdeckt, fährt mit Excel vernünftig; ein neues System rechnet sich dort nicht. Die Rechnung dreht sich, sobald die Kalkulation Aufträge kostet — wenn Anfragen tagelang auf eine Zahl warten, wenn Sie Anfragen ablehnen, weil niemand sie bepreisen kann, oder wenn die Person, die das Rechenwerk kennt, zum Terminproblem wird. Ab da spart die Tabelle kein Geld mehr. Sie begrenzt den Umsatz.